Stappenplan Integraal Toezicht
Het verlengen van uw aanwijzing als exameninstelling inburgering vraagt een hoog kwaliteitsniveau van uw organisatie. KCE helpt u om deze ambitie te realiseren. Dat doen we via een overzichtelijk stappenplan dat de taken tussen u en KCE zo efficiënt mogelijk verdeelt. Daarnaast biedt KCE voorafgaand aan het eerste Integraal toezicht optioneel persoonlijke begeleiding in de vorm van een drietal gesprekken. Ook is het mogelijk alleen voor een eenmalig voorlichtingsgesprek te kiezen.
Het traject van Integraal toezicht verloopt in de volgende stappen:
1. Aanmeldingsformulier/uitnodiging Integraal toezicht (respectievelijk eerste of volgende keren)
2. Afsprakenbrief Integraal toezicht
3. Voorlichtingsgesprek (standaard voorafgaand aan eerste Integraal toezicht, vervalt bij optionele begeleidende gesprekken)
4. Begeleidende gesprekken (optioneel voorafgaand aan eerste Integraal toezicht)
5. Checklist
6. Documentenonderzoek
7. Verificatie
8. Rapport van bevindingen
1. Aanmeldingsformulier/uitnodiging Integraal toezicht
Nadat uw organisatie is aangewezen als exameninstelling inburgering, kunt u starten met de voorbereiding van de examenwerkzaamheden. Zodra de datum van het eerste examen bekend is, meldt u dit naar wens telefonisch, per post of e-mail aan KCE. Er is geen wettelijke maximale termijn tussen aanwijzing en het eerste examen. Binnen drie maanden na uw melding voert KCE het eerste Integraal toezicht uit.
Herhaald Integraal toezicht is opgenomen in de auditcyclus van KCE, zodat u automatisch bericht hierover ontvangt.
2. Afsprakenbrief Integraal toezicht
Nadat uw aanmeldingsformulier is binnengekomen, neemt KCE binnen enkele dagen contact met u op als ontvangstbevestiging, en om waar nodig nog aanvullende informatie met u door te nemen. Bij herhaald Integraal toezicht neemt KCE contact met u op om de audit te plannen. Steeds ontvangt u een afsprakenbrief waarin alle details staan vermeld.
3. Voorlichtingsgesprek
Het eerste Integraal toezicht omvat een voorlichtingsgesprek op voorhand, circa zes tot acht weken voor het eerste Integraal toezicht. Op deze manier bent u goed geïnformeerd over de werkwijze, het beoordelingskader en de normering van Integraal toezicht.
4. Begeleidende gesprekken
Het is belangrijk voor uw instelling, uw opdrachtgevers en uw kandidaten dat alles vanaf de allereerste examens goed verloopt. In plaats van het standaardvoorlichtingsgesprek kunt u daarom als nieuwaangewezen exameninstelling ook kiezen voor inhoudelijke begeleiding in de vorm van een drietal gesprekken. Een auditor van KCE bezoekt daarvoor uw instelling gedurende drie dagdelen. Bij het eerste gesprek, kort na aanwijzing, zet de auditor uiteen welke werkprocessen u moet operationaliseren om u vanaf de Basistoets voor te bereiden op het eerste Integraal toezicht. Bij het tweede gesprek geeft de auditor aan hoe het eerste Integraal toezicht is opgebouwd en licht het beoordelingskader nader toe; dit gesprek komt overeen met het standaardvoorlichtingsgesprek. Het derde gesprek vindt na het eerste Integraal toezicht plaats en onderzoekt of en hoe de gerapporteerde bevindingen aanleiding geven tot eventuele aanpassingen van de werkprocessen.
De begeleidende gesprekken leveren belangrijke meerwaarde aangezien het verstrekken van adviezen buiten de formele kaders van Integraal toezicht valt. Vanzelfsprekend maakt de begeleidende auditor geen deel uit van het auditteam dat het Integraal toezicht uitvoert.
5. Checklist
Zodra de overeenkomst tot stand is gekomen, ontvangt u het informatiepakket Integraal toezicht. Dit pakket bevat onder meer een afsprakenbrief met de besproken planning, een overzicht van de auditaspecten met onderliggende beoordelingscriteria, de KCE Checklist en een toelichting. U loopt aan de hand van de auditaspecten met onderliggende beoordelingscriteria stapsgewijs uw examenprocedures door. Op de Checklist geeft u aan in welke documenten het bewijs kan worden gevonden per beoordelingscriterium.
6. Documentenonderzoek
Voorafgaand aan het uitvoeren van het Integraal toezicht ontvangt KCE van u de volledig ingevulde Checklist en alle documenten die u bij de uitvoering en het managen van de examenprocedure gebruikt. Dit zijn documenten die u zelf hebt opgesteld, zoals procedures en profielen, maar ook bijvoorbeeld opleidingscertificaten van assessoren.
Twee KCE-auditoren schrijven onafhankelijk van elkaar een beoordeling, en kijken daarbij met name of op papier alles (vrijwel) in orde is. Blijkt uit dit documentenonderzoek dat uw examenprocedure nog te veel afwijkt van de auditaspecten, dan gaat KCE niet verder met het onderzoek. U krijgt de gelegenheid om eventueel ontbrekende documenten alsnog aan te leveren voordat KCE de verificatie uitvoert.
7. Verificatie
De twee auditoren die het documentenonderzoek hebben uitgevoerd, doen ook de verificatie. Hiervoor komen zij bij uw organisatie op bezoek. Dit duurt minimaal een dag, afhankelijk van onder meer het aantal examenlocaties. Behalve de hoofdlocatie bezoeken de auditoren namelijk ook alle locaties waar ten minste één keer registratie en identificatie (auditaspecten groep A) en/of afname en beoordeling (auditaspecten groep B) plaatsvinden.
Tijdens de verificatie vergelijken de auditoren of wat u op papier heeft beschreven ook daadwerkelijk in praktijk plaatsvindt. Via gesprekken onderzoeken zij of management, portfoliobegeleiders, assessoren, kandidaten en andere betrokkenen goed op de hoogte zijn van alle processen en afspraken over de ontwikkeling, organisatie, uitvoering en rapportage van de betreffende examenprocedures. Niet-aangeleverde documenten zoals protocollen, roosters
en processen-verbaal worden ter plekke geverifieerd. Examendossiers met bijbehorende administratie worden getoetst aan de wettelijke vereisten en uw eigen examenrichtlijnen. En natuurlijk stellen de auditoren de vragen die eventueel zijn ontstaan tijdens het documentenonderzoek.
De auditoren sluiten de verificatie af met een eindgesprek waarin zij de bevindingen kort weergeven. Als er nog een of enkele belangrijke documenten ontbreken, dan kunnen de auditoren u eventueel enkele dagen de gelegenheid geven om deze aan te leveren.
KCE voert geen onaangekondigde bezoeken aan de aangewezen exameninstellingen uit, tenzij de minister voor Wonen, Wijken en Integratie uitdrukkelijk hierom verzoekt.
8. Rapport van bevindingen
Het documentenonderzoek en de verificatie vormen samen de basis voor het rapport van bevindingen. Dit bevat een samenvattende management letter en een beoordeling met onderbouwing per beoordelingscriterium. De beide auditoren moeten hierin overeenstemming bereiken. Bovendien worden de rapportage en de daaraan verbonden conclusies ook beoordeeld door een interne KCE-auditor en de directie van KCE. Deze grote zorgvuldigheid garandeert een belangrijke betrouwbaarheid van de beoordeling. Het is ook om die reden dat de auditoren tijdens het eindgesprek bij u ter plaatse geen uitspraak kunnen doen over het eindresultaat voor het al dan niet kunnen aanvragen van een verlening van de aanwijzing als exameninstelling inburgering.
U ontvangt eerst een conceptrapport dat u kunt controleren op feitelijke onjuistheden. Als de feitelijke onjuistheid gegrond is, wordt het rapport aangepast. Als een feitelijke onjuistheden niet gegrond is, dan verstrekt KCE een toelichting. Een eventueel door de instelling aangereikte bijlage met de eigen visie wordt toegevoegd aan het rapport van bevindingen.
Zie onder de kop 'Verklaringen' voor uitgebreide uitleg over deze verklaringen.
Geldigheid goedkeurende verklaring Integraal toezicht
De goedkeurende verklaring op grond van Integraal toezicht is één jaar geldig, gerekend van de datum van de verklaring. KCE bewaakt voor u deze termijn.
Aanwijzing verlengen
Bij een goedkeurende of voorwaardelijke verklaring wordt uw aanwijzing als exameninstelling inburgering en opname in het KCE-register automatisch verlengd. Ter bevestiging ontvangt u een brief van de minister. U hoeft dus zelf geen handelingen meer te verrichten.
Gerelateerd nieuws
Bekijk al het nieuws