Stappenplan Proportioneel Toezicht
Het traject van Proportioneel toezicht verloopt in de volgende stappen:
1. Uitnodiging Proportioneel toezicht
2. Afsprakenbrief Proportioneel toezicht
3. Zelfevaluatie
4. Verificatie
5. Rapport van bevindingen
1. Uitnodiging Proportioneel toezicht
Proportioneel toezicht is opgenomen in de auditcyclus van KCE, zodat u automatisch bericht hierover ontvangt.
2. Afsprakenbrief Proportioneel toezicht
KCE neemt contact met u op om de audit te plannen. Steeds ontvangt u een afsprakenbrief waarin alle details staan vermeld en de checklist zelfevaluatie.
3. Zelfevaluatie
De zelfevaluatie van de instelling is het aangrijpingspunt voor Proportioneel toezicht. De zelfevaluatie bevat een algemeen deel waarin een aantal vragen over de ontwikkelingen binnen de exameninstelling worden beantwoord, en een zelfbeoordeling aan de hand van de criteria van het toetsingskader Toezicht. U beschrijft zelf op welke punten al dan niet voldaan wordt aan het beoordelingskader, geeft aan waar het bewijs hiervoor gevonden kan worden en beargumenteert het eigen oordeel. Een format voor de zelfevaluatie treft u hier aan.
4. Verificatie
Op basis hiervan en bevindingen uit eerdere jaren, bereidt het auditteam de verificatie voor. Er vindt altijd een steekproef op de examendossiers met bijbehorende administratie plaats en er staat een gesprek met het management op het programma. Afhankelijk van de door het auditteam gesignaleerde mogelijke risico’s kan daarnaast een gesprek gevoerd worden met het examenbureau, de examinatoren of de kwaliteitsfunctionaris. Ook nader onderzoek naar documenten waarna verwezen is in de zelfevaluatie of een bezoek aan een van de andere examenlocaties kan op het programma geplaatst worden.
De duur van de verificatie is maximaal een dag, ook als er meerdere examenlocaties zijn. Mochten er tijdens het proportioneel onderzoek twijfels ontstaan over de kwaliteit van de uitvoering van de examens, dan kan KCE besluiten tot aanvullend onderzoek.
5. Rapport van bevindingen
Het documentenonderzoek en de verificatie vormen samen de basis voor het rapport van bevindingen. Dit bevat een samenvattende management letter en een beoordeling met onderbouwing per beoordelingscriterium. De beide auditoren moeten hierin overeenstemming bereiken. Bovendien worden de rapportage en de daaraan verbonden conclusies ook beoordeeld door een interne KCE-auditor en de directie van KCE. Deze zorgvuldigheid garandeert een belangrijke betrouwbaarheid van de beoordeling. Het is ook om die reden dat de auditoren tijdens het eindgesprek bij u ter plaatse geen uitspraak kunnen doen over het eindresultaat voor het al dan niet kunnen aanvragen van een verlening van de aanwijzing als exameninstelling inburgering.
U ontvangt eerst een conceptrapport dat u kunt controleren op feitelijke onjuistheden. Als de feitelijke onjuistheid gegrond is, wordt het rapport aangepast. Als een feitelijke onjuistheden niet gegrond is, dan verstrekt KCE een toelichting. Een eventueel door de instelling aangereikte bijlage met de eigen visie wordt toegevoegd aan het rapport van bevindingen.
Geldigheid goedkeurende verklaring Proportioneel toezicht
De goedkeurende verklaring op grond van Proportioneel toezicht is één jaar geldig, gerekend van de datum van de verklaring. KCE bewaakt voor u deze termijn.
Aanwijzing verlengen
Bij een goedkeurende of voorwaardelijke verklaring wordt uw aanwijzing als exameninstelling inburgering en opname in het KCE-register automatisch verlengd. Ter bevestiging ontvangt u een brief van de minister. U hoeft dus zelf geen handelingen meer te verrichten.
Gerelateerd nieuws
Bekijk al het nieuws